Para  lanzarse a la aventura de incorporar un nuevo miembro al equipo, es necesario tener muy claro dónde estamos y que queremos encontrar.

Para mí  hay  3 preguntas que no pueden quedar sin respuesta antes  de comenzar la búsqueda,  por mucha que sea la aparente prisa loca que siempre suele estar ahí.

Estas son las preguntas:

1. ¿Necesitas contratar? El contexto

En principio la necesidad de contratar supone que existe un desequilibrio entre dos elementos que deben estar ajustados: el Equipo y el Producto/Servicio que proporciona.

Es decir, o ha aumentado el volumen de negocio (y con ello la actividad productiva) o ha disminuido el tamaño del equipo. En ambos casos hay que saber las causas,  y hay que saberlas especialmente si no ha pasado ninguna de esas 2 cosas y parece que es necesario contratar de todas formas.

El  momento adecuado para contratar es cuando hay una carga de trabajo superior a la que el equipo puede asumir durante un período razonable de tiempo, y no antes.

Creo que hay 4 ideas a tener en mente en este momento inicial:

a) No confundas el exceso de trabajo con la falta de estructura u organización.

b) No olvides que contratar y despedir, por no conocer, no formar o no optimizar equipo, es carísimo.

c) Se consciente de que contratar de más es, a la larga y no tan larga, mucho más peligroso de lo que parece. Para la empresa y para el trabajador.

d) Contempla opciones de colaboración externa (puntual o permanente) para según qué tipo de servicios o momentos. Esto que no te va a librar de hacer un proceso de selección equivalente al del trabajador, pero abre otros caminos.

Parece más simple que el mecanismo de un martillo, pero una buena parte de los errores en la creación y desarrollo de equipos  está aquí.

Si decidimos que es necesario contratar,  debemos pasar a la segunda pregunta.

2. ¿Qué o a quién quieres contratar? El objetivo

Cuando comienzas en RRHH o cuando vienes de ciertos contextos, sueles preguntar por el análisis y descripción de puestos a la hora de hacer una selección.

Seamos realistas,  la mayoría de empresas, hasta ahora, no tienen de esto o lo tienen a medias. Sea porque no se lo han planteado, porque no le ven la utilidad, porque alguna vez se la vieron pero RRHH nunca encontró tiempo, o porque se compró un sistema de matriz de 8 ejes  que nadie pudo actualizar y que duerme en el último cajón de un despacho que nadie utiliza. Sobre ello hablábamos el artículo 1 Clave y 4 Acciones para el Inventario de Equipo.

La cuestión es que si no existe, hay que ir a una fuente que te proporcione las características del puesto a cubrir. Bueno,  del puesto,  de la empresa y del equipo naturalmente.

Para saber a quién necesitas contratar (trabajador o colaborador)  lo esencial es encontrar a la persona/s adecuada/s y hacer las preguntas correctas.

No hay una fórmula mágica para hacer bien esta fase tan importante, paciencia y empatía.

Hay una línea que suele conducir al buen camino: Conseguir que  te cuenten que lo que se hace falta es alguien como “fulanito”. Ahí siempre puedes pasar un buen rato con  “fulanito” para ver que hace y, sobre todo, como lo hace.

Normalmente “fulanito”  tiene las respuestas y, con frecuencia, está encantado de que le preguntes.

Con la foto del amor de nuestra vida en la mano, tenemos que precisar que herramientas utilizaremos para ir a buscarlo por el mundo.

3.¿Cómo quieres y/o puedes contratar? Los medios/herramientas.

Es imprescindible saber de qué manera y en que canal  le contamos a nuestro candidato que lo estamos buscando. Plataforma de empleos, centros de estudios, redes sociales, carteles… todo es válido según el caso.

En la elección del canal generalmente hay que equilibrar entre conseguir muchos candidatos  con un medio muy popular, o conseguir pocos con un medio que llegue  únicamente al nicho exacto de nuestro interés.  Aquí lo importante es hacer un trabajo a medida, digan lo que digan no hay canales perfectos ni formulas mágicas.

El presupuesto y el tiempo serán siempre una limitación, pero no desprecies la imaginación, se pueden hacer cosas muy originales y  no demasiado costosas para llegar a los candidatos.

Las redes sociales, los buscadores semánticos y otras herramientas nuevas comienzan a cambiar la forma de encuentro empresa y trabajador, y  personalmente pienso que van a mejorar esta parte.

Entrevistas, test y todo tipo de pruebas también requieren tiempo/dinero, pero lo cierto es que, la posibilidad de realizar una buena parte del proceso a distancia, permite a pequeñas empresas acceder a un mercado de candidatos muy amplio sin grandes esfuerzos.

Trabajador o consultor, deberían estar muy claras las respuestas a estas 3 preguntas en el momento de arrancar. Sirve para asegurar de la calidad del proceso y permite  fijar lo que se espera sin confusiones.

Como se decía en Alicia en el país  de la Maravillas: Alicia preguntó al gato : “¿te importaría decirme, por favor, qué camino debo tomar desde aquí? -Eso depende en gran medida de adónde quieres ir, -dijo el Gato. -¡No me importa mucho adónde…! -dijo Alicia. -Entonces, da igual la dirección -dijo el Gato. Añadiendo: ¡Cualquiera que tomes está bien…! (o mal)

Si no sabes adónde vas seguro llegarás tarde, y llegar tarde puede ser un gran problema.