Este mes de septiembre se publicará la nueva versión de la ISO 9001.  Un año después de la publicación, solo se podrá auditar contra la nueva edición de la norma. Transcurridos dos años desde esa publicación, los certificados actuales dejarán de ser válidos, quedarán obsoletos.

La ISO 9001 es la certificación más extendida. Según datos del 2013, en el mundo hay 1.129.446 certificaciones ISO 9001. En España están certificadas 42.632 entidades. Ocupamos la tercera posición en el ranking de entidades certificadas  del mundo.

De porqué y para qué implantar una ISO 9001 obteniendo mejoras verdaderamente significativas hablábamos en el articulo ¿Nosotros tenemos la ISO?. En aquel artículo comentábamos que no se debe confundir el sello con la mejora en la gestión.

No son pocos los casos en los que una empresa crea documentos para la certificación o revisión que no se utilizan en el día a día. A mí siempre me ha parecido que las certificaciones que no reflejan y mejoran realmente la gestión  son carísimas. Lo que se paga, si es solo para poner un sello de calidad, es una barbaridad. Al coste de la implantación hay que sumar el coste de ese tiempo de  “papelito inventados” que crea y gestiona el responsable de calidad y que  todo el mundo ha de firmar, sin mirar, en las semanas anteriores a las auditorías.

Cual sea el enfoque con el que se ha implantado la norma determinará en gran medida que esta nueva versión se considere una  oportunidad de mejora o un quebradero de cabeza.

La nueva versión de la norma presenta cambios muy importantes.

El primero de todos esos cambios es la estructura. Pasamos de 8 a 10 puntos y no se trata de que incorporemos dos puntos adicionales. Los contenidos de cada punto no coinciden con los actuales, hay enfoques diferentes, conceptos nuevos y  contenidos similares que cambian de posición.

Esto obligará a una revisión total de toda la documentación y, como hemos comentado, la ISO 9001 se identifica demasiadas veces con su documentación.

Veamos otros cambios:

•  En la nueva versión no se considera solo a “clientes” y/o “proveedores”, hablamos de contexto, “grupos de interés”.

Es evidente el guiño a los sistemas de excelencia pero, sobre todo, asume la realidad de los entornos actuales, ecosistemas complejos. Esas empresas autosuficientes que lo hacen todo y viven aisladas van desapareciendo. La especialización hace que las empresas necesiten  trabajar con proveedores externos, se dedican al corazón de su negocio y subcontratan el resto. Estos proveedores son verdaderos colaboradores, con una relación muy estrecha y alineados con la empresa.

Por otra parte, el cliente escoge empresa considerando la identidad con sus valores y la sociedad demanda a las entidades que reviertan una  parte de sus beneficios al entorno.

Se sustituye el término “producto” por “bienes y servicios”.

Se trata de confirmar que la norma no es solo para empresas productoras, sino para empresas dedicadas a todo tipo de actividad. En cualquier caso, las referencias a “producto” se interpretaban como referencias a “bienes y servicios”.

Uno de los cambios más importantes es la aparición del análisis de riesgos.

Se trata de un cambio de enfoque. Desaparecen las “acciones preventivas” y, en su lugar, aparece el análisis de riesgos. Esto significa que la norma tiene un enfoque preventivo global, no se conforma con medidas preventivas puntuales. Habrá que ver como se implementa en la práctica este análisis de riesgos.

Simplemente mencionar que pasamos de “documentos” y “registros” a “información documentada”.

Algo lógico dado que son muchos los soportes de información actuales y este concepto refleja mejor su variedad. Esperamos que ayude a reducir el papeleo.

El Manual de calidad ya no es obligatorio.

Para muchas empresas Manual de calidad= ISO 9001. Se dedican horas a este documento como corazón del sistema y guion de trabajo. Se incluye en el manual todo lo que no está en otro sitio, una forma de justificar que lo tenemos todo documentado.

 ¿Qué hay detrás de esto?, en mi opinión es una forma de ir a por sistemas de gestión de la calidad reales. Sigue los requisitos, muéstrame que los cumples, muéstrame tu enfoque a procesos, enséñame la trazabilidad, no me importa el formato o el papel firmado. No es cuestión de tener un manual.

Desaparece ( o eso parece) la figura del responsable de calidad.

Este es quizá el cambio más sorprendente. En muchísimas empresas el responsable de calidad hace todo el trabajo. Hace los documentos que los demás firman sin leer, pelea con todo el mundo por el sistema.

Lo que hace la norma es delegar sus funciones en la alta dirección. El objetivo de la norma parece  claro: La calidad debe ser estratégica y debe implicar un compromiso real de la dirección.

Sucede con frecuencia que la alta dirección no asume ningún compromiso con la calidad. Nombra a una persona encargada de obtener el certificado y mantenerlo  y deja que se busque la vida.

En la práctica no sé cómo se llevara esto. El responsable de calidad formando parte de la alta dirección, un representante designado por la alta dirección que asume las funciones de calidad, un  consultor externa con esta tarea……..desde la experiencia de los responsables de calidad, este tema merece su propio artículo.

Apuntar que,  en esta nueva versión,  se ha perdido una ocasión maravillosa de profundizar en la importancia de la comunicación y, sobre todo, en el tema de los RRHH y la gestión del equipo humano.

La siguiente infografía resume las diferencias entre las versiones 2008 y 2015 que hemos visto es este post: