En el artículo Desconcertada con la obligatoriedad del registro horario comentábamos como, a partir de 2 sentencias de la Audiencia Nacional (2015 y 2016), se entiende que las empresas (todas, incluidos los autónomos con asalariados) están obligadas a disponer de registro detallado del horario realizado, cada día, por cada uno de sus trabajadores. La empresa debe entregar resumen mensual al trabajador y tiene que guardar ese registro/recibo 4 años.
Son muchas las empresas que han manifestado su preocupación sobre cómo cumplir esta norma sin cargarse de burocracia. Carísima burocracia, como vimos en ese post, porque requiere diseñar/comprar sistemas, emplear tiempo en la gestión y ralentizar el desarrollo normal del trabajo.
Por un lado, creo que esta norma va a tener cero impacto en los entornos de trabajo muy jerarquizados, en los que el trabajador está para obedecer y no pensar.
¿Sigue habiendo muchos entornos de trabajo de este tipo? Por supuesto, muchos más de lo que se suele pensar. ¿Añadir más controles documentales a los sistemas de “vigilancia” propios de estos entornos mejorará en algo el tema del abuso horario? No ¿ de verdad hay alguien que se crea que se va a llevar un registro o crear un recibo que deje constancia de que se está incumpliendo la ley?.
Solo sirve para decir que se cumple con la obligación de vigilancia revisando un archivo o documento. En ocasiones habrá registro (real o imaginario) y en otras no. En su caso habrá multa y todo seguirá igual: “Pague por comer carne en tiempo de vigilia”. Los abusos con el horario hay que vigilarlos, pero hay que hacerlo bien.
En otros entornos la nueva interpretación entorpecerá el cambio a las nuevas formas de trabajo, será un freno importante para la conciliación, un obstáculo al horario flexible y una barrera al trabajo a distancia.
Hay pocas cosas más desmotivadoras que quitarle a alguien la dirección de su propia actividad y la gestión de su tiempo.
Quizá no has pensado cuanto talento se pierde cuando no se tiene en cuenta que este pensamiento atraviesa la mente de tus colaboradores a menudo: “Contrátame para un servicio y dime el objetivo pero……..si quieres un gran trabajo, no me digas exactamente como y cuando debo hacerlo todo. Soy un profesional, ¿no esperas nada bueno mí?”.
Motiva y Desmotiva
En principio, el trabajador percibe lo de “fichar” como una muestra de profunda desconfianza de la empresa, y no estará fácil darle la vuelta a eso.
Para integrar burocracia, confianza y leyes es necesario concretar algunos puntos que nos permitan entender y crear soluciones concretas:
El objetivo de la norma es garantizar que NO se hagan más horas de las legalmente permitidas y pactadas, y que se cobren si se hacen.
Todas las horas que, en cómputo anual, excedan el número de horas anuales fijadas por ley o convenio son extras.
Cuando en un día o mes se trabaja más allá del horario, hay 2 opciones: o se compensa descansando dentro de los 3 meses siguientes, o se abonan en nómina indicando que se pagan por este concepto.
Un trabajador solo puede cobrar un máximo de 80 horas extras al año.
Las horas extras van entrando en un saco cuando se hacen y van adelgazando el saco cuando se descansan. Las horas que NO se recuperan descansando son las que se cobran, y esas son las que NO pueden ser más de 80.
La lay busca que no se trabajen más horas
El espíritu de la ley es proteger la salud tanto como la economía del trabajador. La ley No quiere que se hagan más horas, aunque se cobren; Del mismo modo que no se permite renunciar a las vacaciones a cambio de dinero.
Las dos sentencias que llevan a interpretar la obligatoriedad del registro horario, lo hacen porque entienden que ese registro es el único medio de prueba que el trabajador puede presentar para demostrar que, en cómputo anual, ha hecho horas extras excesivas y/o no pagadas.
No existen modelos oficiales de documento, ni descripción legal, ni orientación jurisprudencial, ni indicación administrativa sobre cual deba ser el contenido del registro horario. Lo que también ha provocado cierta desorientación en empresas pequeñas que no pueden permitirse una gran inversión en sistemas de registro horario.
En general se entiende que debe contener la identidad de la empresa y el trabajador, la jornada de su contrato, hora de entrada y salida y horas realizadas (ordinarias, complementarias o extraordinarias) desglosadas por cada día de trabajo efectivo, recibí del trabajador y validación del representante legal de la empresa.
Si quieres cumplir esto de una forma sencilla, crea una hoja de cálculo para tus trabajadores. Si tienes dudas con la plantilla que necesitas, puedes descargar esta.: Plantilla Registro Horario
Quizá sean necesarias adaptaciones a tu caso concreto, pero creo que el modelo te puede dar buen punto de partida.
Y ahora que tenemos contenido y modelo vamos a gestionarlo sin destrozar la confianza y la motivación del equipo, incluso aprovechando para mejorar:
1.Explicamos al Equipo cómo funciona el tema de las horas: Cómo es la ley, las circunstancias particulares de nuestra empresa y el tema de la obligatoriedad del registro. Esto es clave, no se comparte lo que no se comprende.
2.Para recoger los datos en el modelo tenemos, en principio, 3 alternativas y múltiples combinaciones en función del tipo de empresa y trabajadores:
a) Si la mayoría acuden al centro de trabajo a diario y NO usan ordenadores, solo cabe imprimir el modelo y entregarlo al trabajador para que lo vaya cubriendo.
b) Si la mayoría accede a ordenador o smartphone de empresa, asistiendo o no al centro de trabajo a diario, enviamos al trabajador la hoja de cálculo para que puede rellenarla.
c) Si la mayoría accede a ordenador o smartphone de empresa y tenemos Drive u otra forma de compartir archivos y trabajar de forma simultanea sobre ellos, basta con compartir el modelo con el trabajador.
Una hoja de cálculo compartida deja marca de quien y cuando introdujo un dato y se puede usar en múltiples dispositivos.
Ya ves que en esta propuesta siempre otorgamos la custodia y responsabilidad del registro al propio trabajador. Quizá te sorprenda, pero nadie creía que en España se podía poner un producto en la calle que tu cogieras y pagaras sin vigilancia, y ya ha pasado.
Con frecuencia se obtiene lo que se espera. No subestimes el poder de otorgar la confianza al Equipo.
Es necesario hacer una revisión de estas hojas cada mes para validarlas por parte de empresa y trabajador. Con firma o por simple correo electrónico. Cada parte que se guarde su copia como permita el soporte y le resulte más cómodo.
Dale a estas revisiones la oportunidad de convertirse en un estudio verdadero y positivo de la carga de trabajo y de la evolución de las personas en el puesto.
Haz reuniones personales periódicamente y cuando veas que algo se desvía de lo debería ser las horas de trabajo pactadas y saludables. Utiliza el registro horario obligatorio para detectar a tiempo cualquier problema en la organización.
