En el  inventario de Equipo Humano son habituales los hallazgos inesperados.  Es una  cuestión básica ser conscientes de que suele haber sorpresas.

Podemos hablar de puestos, pero la única forma de describirlos es a través de sus ocupantes. Nada es inocuo, totalmente objetivo o ausente de emociones, cuando se trata de indagar sobre lo que las personas hacen y no hacen en su día a día.

El porcentaje de fracaso de este tipo de proyectos (porque no se finalizan o no son operativos) es muy elevado.

Si te acabas de incorporar a una empresa, a poco que busques, es fácil que encuentres uno de estos documentos en el último archivo o cajón, puede que inacabado y por supuesto sin actualizar.

Siempre se habla de falta de tiempo para ir relegando este proyecto, pero hay también muchas razones personales.  El  miedo es una emoción muy poderosa.

Una prueba: En los programas informáticos de gestión se da acceso a distintas funciones en atención al perfil asignado a cada usuario. ¿A cuántas personas de tu organización les sirve el perfil que les corresponde en función de lo que se supone que hacen?.  Y eso debería ir al sueldo claro.

Este  es un trabajo de,  por y para personas, esa es la clave.

Es un error considerar  el proyecto una cuestión exclusiva de Dirección o RRHH. Todos los miembros del equipo, son cocreadores del contenido y les vamos a pedir atención, colaboración y tiempo. Es necesario explicar e implicar desde el primer momento.

En mi opinión hay 4 elementos adicionales, más concretos, que pueden evitar  proyectos inútiles  y  favorecen que el resultado final resulte una  herramienta útil:

Parece complejo pero se puede aclarar en una hora. Y si no se puede, quizá no sea necesario u oportuno continuar.

1. Cuando hablo de fijar el objetivo del proyecto, me refiero a determinar un objetivo concreto.

Pasa con el inventario de puestos (inventario de personal, análisis y descripción de puestos, ……) que parece ser  bueno por sí mismo y para todo. Tengo dudas incluso de que no mejore el cutis, la circulación o las articulaciones. Bromas aparte, elige uno y solo uno.

Objetivos tradicionales como seleccionar personal, evaluar rendimiento, repartir carga de trabajo, un plan de retribución, un programa de formación……, o nuevos objetivos, como dar a conocer el equipo a colaboradores y  clientes.

Insisto en que se ha de escoger solo 1 objetivo. Una de las razones por la que estos trabajos se las arreglan para acabar en esos cajones perdidos es que no se determinó con precisión para que, en concreto y a corto, se iba a utilizar. Si no tienes esa razón inmediata, páralo aquí.

Qué contendrá, cómo se hará y en cuanto tiempo, deben estar condicionados por ese objetivo.

2. Es muy posible que durante el proceso de elaboración se vea que la herramienta es  útil para  usos adicionales. Fija ya de entrada que, hasta que sirva para cumplir ese objetivo inicial,  no se le van a añadir elementos para otros fines.

El contenido debe ser el mínimo necesario para servir a su propósito. Una vez conseguido, contemplaremos ampliaciones para otros usos, pero eso es otro proyecto.

Aquí es importante aplicar el sistema esparadrapo en zona  con pelo: “De golpe que duele menos”.

Fija un tiempo realista pero corto para terminar.

Es difícil porque lo urgente siempre se come lo importante en empresa, pero esta es otra de las razones que lleva al fracaso. Se hace del tirón o verás como consigue enquistarse hasta abandonarlo.

3. Los objetivos tradicionales de estos proyectos tienden a enfocarse al interior de la empresa, pero también cabe darle alcance externo dirigido colaboradores y  cliente.

Hoy ya es un entorno habitual el de las empresas que subcontratan todo aquello que no es “core” de negocio. Estas empresas escogen proveedores afines a su forma de estar y hacer y las relaciones que mantiene con ellos son de estrecha colaboración.

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Quizá el equipo de empresa es pequeño, pero se mueve en un ecosistema complejo de colaboradores en el que, en ocasiones, no resulta sencillo saber a quién dirigirse para obtener lo que necesitas.

Compartir o Incluir a los colaboradores externos en las descripciones  es una forma de que todos puedan conocerse  y comunicarse mejor, incrementando la agilidad del trabajo.

Un contenido distinto tendrán los los proyectos cuyo objetivo es  comunicar las competencias y habilidades del equipo al mundo. Esto es lo adecuado en empresas donde el equipo es la razón principal por la que contrata el cliente.

Hablamos de profesionales con  marca propia que han decido colocarla bajo el paraguas de la marca de empresa.

En estos casos el cliente está en la diana del proyecto.

4. Si ya has tomado todas estas decisiones, ha llegado el momento de precisar el  elemento base  o unidad de trabajo: El puesto o el profesional.

Perfil es a puesto como cv es  a profesional. Tendremos un puesto con su perfil o un CV con referencias a puestos desarrollados o desarrollables. En ambos casos habrá elementos de funciones y de habilidades o competencias personales, pero es claro que se escoge una determinada unidad de trabajo en  función del peso que ambas cosas tienen para nuestro objetivo.

Y ahora que lo tienes todo para arrancar, cualquiera que sea el alcance de tu proyecto, sigue ciertos trucos  para convertirlo en algo útil, ágil  y operativo:

• Tu unidad de trabajo debe tener un nombre interesante. Ni puesto, ni perfil, ni análisis…una palabra “complice” habitada por sensaciones  propias de la organización.  Una empresa  de videojuegos podría llamarlas por ejemplo “Tarjetas de guerrero”.
• Formato visual,  breve y representativo del equipo.  Menos es más.
• Soporte  accesible y manejable. Los  mapas mentales pueden ser una buena opción. . El cerebro no piensa lineal y necesitamos contexto y estructuración. Utiliza el mapa de Equipo como contexto como comentábamos en el artículo: Nuevos Organigramas. Mapas de equipo
• Haz  a cada miembro propietario de su propio elemento. Deja que modifiquen  el contenido conforme unas reglas generales, total o parcialmente. Se va a mantener actualizado  por sí mismo.

Como comentaba al principio, en el  inventario de Equipo Humano, cómo en el inventario  de artículos o piezas, son habituales los hallazgos inesperados, pero el nivel de la aventura y sus  posibilidades es mucho mayor.