Qué, Cómo y Porqué del Mapa de Procesos

Publicado En Oct 20, 2016 | 0 Comentarios


Un mapa de procesos muestra ordenadas las agrupaciones de actividades con las que una empresa consigue aportar valor a sus grupos de interés en general, y a sus clientes en particular.

Responde con una imagen a la pregunta “¿A qué dedica la empresa?” y nos aporta mucha información sobre cómo se organiza para funcionar.

Para elaborarlo es necesario un gran esfuerzo de síntesis de una gran cantidad de información.

Es una de esas actividades desagradecidas porque, si está bien hecho, transmitirá la sensación de que ha sido una tarea sencilla. Resultará lógico y obvio.

Comenzamos por identificar  los grandes grupos de actividades a los que queremos dar la consideración de procesos generales y  los clasificamos.

Hay muchos posibles clasificaciones y nada impide a la empresa elegir la suya propia. Yo suelo utilizar los grupos esqueleto, orgánico, muscular  y de apoyo necesario.

La clasificación de procesos puede herir sensibilidades porque todos pensamos que lo que hacemos es lo más importante. Pero lo cierto es que, en general, una empresa debe hacerlo todo bien y algo extraordinariamente bien. Eso en lo que somos excepcionales es lo que no se externaliza nunca, salvo que cambiemos de negocio.

Grupos de procesos

Clasificación de Procesos Sara Cepeda

Los Procesos Orgánicos son ese algo que hay que hacer extraordinariamente bien. El  resto de  procesos están orientado a que estos funcionen.

Entiendo que son procesos orgánicos esencialmente “hacer” y “vender”. Es posible que alguien objete que no necesita vender. “Se vende solo” te dicen. Lo has vendido, porque de alguna forma has conseguido que el mercado lo conozca.

Por  aquí llegan los ingresos y en justa correspondencia, hay que invertir de forma regular  y elevada.

Igual que en el cuerpo, los Procesos  Esqueleto son el armazón que apuntala a la organización. Comprende esencialmente  “definir estructuras y planes” y “controlar  funcionamiento “.

Es la función que tradicionalmente se asigna a la dirección. En este sentido conviene que este equipo esté integrado por personas que están en los procesos orgánicos y de musculo a diario.

La definición de estructuras y planes requiere inversión irregular, más elevada en el arranque y en momentos de cambio.

Los Procesos Musculares se dividen en dos niveles. El criterio para hacer la distinción es el nivel de impacto  que tienen en  el buen desarrollo de los procesos orgánicos.

Esta distribución es diferente en cada empresa. Ubicar ciertos procesos en uno u otro nivel es muy representativo del tipo de empresa en la que estamos, de qué modelo de negocio del que hablamos, incluso de cuales son su cultura y valores. La distribución debe ser coherente con los niveles salariales y con la asignación de recursos.

La posibilidad de externalizar en más difícil en el nivel uno, requiere una selección más estricta del proveedor, y una relación de colaboración permanente con él.

Los Procesos de Apoyo son necesarios y tienen  estar bien hechos a riesgo de suponer un problema grave, eso sí, con la inversión más baja posible. En general es recomendable externalizarlos.

Este es el mapa de Delicioso, una de las empresas imaginarias que utilizo para mostrar el resultado que puede obtenerse con distintos trabajos.Mapa presentado completo en Prezi

Mapa de procesos Delicioso

https://prezi.com/e780boh_jwzv/edit/#99_24309637

Su mapa nos da un montón de información sobre ellos. Voy a destacar solo algunos elementos:

Podemos observar que Delicioso ha introducido  el proceso compras entre los  orgánicos, aunque no es lo habitual. En el pan que hacen es esencial comprar   bien la harina, es parte de su secreto.Cualquier fallo en la maquinaria puede retrasar la producción, por eso el mantenimiento está entre los procesos musculares de primer nivel y el equipo que lo desarrolla es personal de la propia empresa.

La distribución también está en este nivel pero está externalizada, se encarga un proveedor muy alineado con su forma de hacer las cosas y con el que colaboran estrechamente.

Una vez clasificados los procesos, hay una tercera fase a la que nunca se le da la suficiente importancia: Difundir el mapa.

En ocasiones, después de haber invertido tiempo y dinero en la elaboración del mapa, se queda en un cajón. Se diseña para presentar una determinada memoria para un contrato, o como un requisito  para obtener un certificado de calidad, pero no se le saca partido de verdad.

El mapa es una buena forma de darse a conocer a los clientes, a nuestros proveedores y colaboradores e, incluso, a los propios empleados de la compañía.

En las entrevista de trabajo es fácil encontrarnos con la pregunta “¿Qué sabes de nuestra empresa?”. Es una forma de medir el interés. Lo cierto es que, con bastante frecuencia, candidatos a los que se les nota que  han hecho un esfuerzo importante para obtener información, no han conseguido saber claramente a que se dedica la empresa a partir de lo que muestra en web u otros medios.

Si esto sucede, prueba  a hacer la pregunta a proveedores y colaboradores para averiguar si se mantiene la confusión. Si es así, es posible que no estés mostrando la imagen clara que deseas, o necesitas, comunicar.

Puedes ir un poco más allá y preguntar a los trabajadores. Quizá te sorprenda que no compartan la misma idea sobre cómo funciona la empresa y cuáles son las prioridades y objetivos. Es importante, porque es difícil avanzar  con un equipo cuyos miembros no llevan la misma dirección.

Haz un mapa sencillo, visual, que recoja la esencia de la empresa y muéstralo en todas partes. Puede formar parte de la a web, la intranet, puede aparecer en las presentaciones, incorporarse a la publicidad……, De esta forma lo que te aporta será mayor que lo invertido en su creación.

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